إن الكتابة الجيدة للبريد الإلكتروني تنعكس على مدى الاحترافية لديك! ،  ولكي تكون متواصل جيد مع فريقك أو أي جهة تريد التخاطب معها،  ولتقليل الوقت عليك وعلى فريق العمل في تحديد مواعيد إجتماعات أو الردود التأكيدية.

 إن البريد الإلكتروني يعتبر مكان جيد لحفظ وأرشفة المعلومات لكل الجهات. كل مرة يحدث لغط أو عدم فهم من أي من الطرفين يلجئون إلى البريد الإلكتروني. إن مهارة كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي تُعبتر من المهارات الناعمة التي تُكتب مع المُمارسة.

 شرحت في هذا المقال بعض الأساسيات لكتابة بريد إلكتروني احترافي.

 

أساسيات الرسالة بريد إلكتروني احترافي

يتم تقسم الرسالة إلى ثلاث أقسام أساسية 

• عنوان الرسالة
• محتوى الرسالة
• توقيع (إختياري)

 

عنوان رسالة بريد إلكتروني 

 هو عبارة عن مُختصر الرسالة في العنوان.

 وفيه إذا احتجت كلمات في بداية العنوان مثل 

• {مهم} 
• {عاجل}
•  {يرجى العمل بسرعة}

مثال لعنوان جيد : {مهم} يرجى إرسال التقرير الإسبوعي لمشروع جمع البيانات قبل  يوم ٣٠ ديسمبر الساعة ٥ بتوقيت الرياض.

عنوان واضح ويصف محتوى الرسالة وفيه الطلب 

مثال لعنوان غير جيد: يرجى إرسال التقرير

عنوان غير واضح ولا يصف ماذا في الرسالة أو يتبع اي مشروع 

 

محتوى الرسالة بريد إلكتروني 

     وهو المحتوى الذي يكون في الرسالة أو الطلب الذي تريده بكل تفصيل ويجب أن يكون مذكور فيه ماذا تريد بشكل واضح وبسيط، لا يكفي فقط كلمة التقرير (وقت كتابتك للرسالة انت تعرف ماذا يعني التقرير ولكن جرب أن لا ترسل الرسالة وأذهب لشرب الشاي لمدة ٥ دقائق وارجع وستفهم ماذا أقصد) يجب عليك وصف الأمر وكأن الشخص الذي أمامك لا يفهم شيء لسببان:

الأول: معرفتك التامة لفهم للطلب 

الثاني : تسهيل الطلب على الشخص الذي تواصلت معه

لأي محتوى رسالة هناك ثلاث عناصر يجب أن تكون موجودة فيها

• رسالة ترحيبية مع اسم الشخص

مثال: السيد خالد

مثال أخر السادة في مدونة المتخرج سليمان.

السيد خالد

يرجى ….

 

كيف تُسند عمل من أحد أعضاء الفريق أو تطلب شيء من جهة معينة

محتوى الرسالة يختلف بإختلاف نوع الطلب في هذا المقال سيتم التركيز على نوع واحد وهو كيف تُسند عمل لشخص

كيف تُرسل مهام لفريقك بشكل واضح

من الطبيعي لأي مدير أو قائد إرسال الفريق لمهام،هناك طريقة بسيطة من خلالها تسهيلا لأعضاء الفريق كيفية عمل المهمة

أول نصيحة هي لا تضع كلمة /فريق أو

Team

أو تضع كامل الفريق في الرسالة ،ضع شخص مسؤول للرسالة لأن هذا الأمر سيجل كل الفريق يعتقد أن الشخص الأخر سيكون هو المسؤول

ضع شخص واحد يكون فقط وإذا احتاج إلى مساعدة يتواصل مع احد من الفريق ويتم تحديدهم

مثال

مرحبًا أحمد

تعقيبًا على مكالمة الأمر يجب عليك كتابة وإرسال التقرير للجهة …. وفي حال احتجت مساعدة لا تتردد في التواصل مع صالح و عبدالله .

تحياتي

هناك طريقة بسيطة لتسهيل التواصل مع اي مستقبل لرسالتك بسكل بساطة حدد كل من

من الشخص المسؤول

ماذا سيفعل (بشكل واضح جدًا)

متى سيتم تسليم العمل أو إرسال الرسالة

من المهم جدًا تحديد وقت في تسليم العمل حتى ولو كان غير صحيح، ولا تنسى تحديد الوقت بدقة والزمن

لا يكفي “بعد كم يوم” كن واضحا جدًا مثال

خالد اتمنى منك تسليم العمل المطلوب منك كما اتفقنا في المكالمة، ستجد الملفات المطلوبة في الرابط …. ويرجى إضافة العنوان ….. والتقرير يكون بين الشهر .. و الشهر … يرجى تسليمه في يوم ١٢ ديسمبر من سنة ٢٠٢٠ بتوقيت الرياض الساعة ٩ صباحًا.

 

أخيرا لا تنسى كلمة مثل تحياتي

مع كامل التحايا 

 

توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي (إختياري)

مثال

سليمان

المنصب

رقم الجوال

البريد الإلكتروني

التوقيع يعتبر شيء إختياري ولكنه يعكس مدى احترافيتك

 

ختامًا مهارة كتابة إيميل من أهم المهارات التي يجب ان تتعلمها وتحترفها في سوق العمل، سواء كنت مسؤول ام موظف